Virkakieleltä vaaditaan yhä enemmän – kielenhuoltaja vastaa haasteeseen

Haastattelu tehty: 17.7.2018

Artikkeli hyväksytty julkaistavaksi: 24.8.2018

Julkaistu: 12. syyskuuta 2018 | Kirjoittanut: Sanna Riuttanen ja Laura-Maija Suur-Askola

Tietoyhteiskunnan käsitettä on jo vuosikymmenten ajan käytetty kuvaamaan nykyistä maailmanjärjestystä, jossa työelämä on jatkuvaa ideoimista, konsultoimista ja raportoimista (Tiililä 2011: 163). Asiantuntijatyöpaikat moninkertaistuvat, mutta muutos näkyy myös vanhoissa ammateissa, joissa tekstit ja kielellinen vuorovaikutus ovat lisääntyneet (Nissi & Honkanen 2015). Tästä hyvänä esimerkkinä toimivat hoiva-alan työntekijöiden kokemukset siitä, kuinka raportointi vie aikaa itse työltä eli asiakkaiden tapaamiselta (Tiililä 2011). Kieli on monelle ammattilaiselle tärkeä ja arkinen työkalu, johon ei aina kiinnitetä tarpeeksi huomiota. Varsinkin virastoissa kieli on keskeinen osa työtä. Virkakielen haasteet ovat jo laajalti tiedostettuja, ja niitä ratkotaan virastoissa kielenhuollon keinoin.

Mielikuvissa kielenhuolto liitetään pilkkujen kanssa pakertamiseen. Myös kielenhuoltotyöstä uutisoiminen seuraa usein samaa kaavaa: Ollaanko Goalla vai Goassa? (Helsingin Sanomat 2015), Sairasloma vai sairausloma? – Tästä sanasta tuli suomalaisten päänvaiva (Yle Uutiset 2017), Snagari vai snägäri? Ihan sama – slangia saa väännellä (Helsingin Sanomat 2017). Joko-tai-kysymykset kiinnostavat suurta yleisöä ja sopivat kenties lehtien otsikoihin, mutta kielenhuoltajan työssä mustavalkoisuus on yllättävän harvinaista.
– Kielenhuolto liitetään helposti ajatukseen pelkästä oikeinkirjoituksesta ja kieliopista. Todellisuudessa kielenhuoltaja muokkaa tekstejä kokonaisvaltaisemmin, toteaa Kelan vastaava kielenhuoltaja Jenni Viinikka.
Pelkkien kielioppipähkinöiden lisäksi kielenhuoltaja kohtaa työssään myös kielen selkeyteen liittyviä kysymyksiä. Virkakielenhuoltoa tehdään, jotta virastoissa käytettävä kieli myötäilisi niiden tavoittelemia arvoja, kuten avoimuutta, tasa-arvoa ja palveluperiaatetta (Tiililä 2018). Suomessa virkakielen selkeytystyötä tekevät kielen asiantuntijat, kielenhuoltajat.

Suppeasti käsitettynä kielenhuolto on työtä, jota tehdään Kotimaisten kielten keskuksessa, Kotuksessa. Siellä tehtävä virkakielityö on esimerkiksi normien muotoilua, ohjeiden antoa ja kielineuvontaa. Laajemmin käsitettynä kielenhuoltoa tekevät kaikki sellaiset asiantuntijat, jotka kommentoivat ja tarkkailevat kieltä. (Hiidenmaa 2000: 30.) Valtion virastoista Kelassa ja Verohallinnolla työskentelee ammattinimikkeeltään kielenhuoltajia. Kuitenkin useissa virastoissa ja yrityksissä on henkilöitä, jotka työskentelevät päivittäin kielenhuoltokysymysten parissa mutta eivät ole viralliselta titteliltään kielenhuoltajia. Tämän lisäksi kielenhuoltajia työskentelee yrittäjinä.

Selkeän kielen keinoin virkakielen pulmien ytimeen

Virastot ovat suoranaisia tekstitehtaita: pelkästään etuuspäätöksiä ja asiakaskirjeitä lähetetään Kelasta vuosittain noin 20 miljoonaa kappaletta (Korhonen 2017). Kun puhutaan virkakielestä, usein niputetaan yhteen kaikkien virastoissa tuotettavien tekstien kieli. Tällöin kuitenkin samaan kategoriaan käsitetään satoja erilaisia ja eri tarkoitukseen kirjoitettuja tekstejä. Tekstien monimuotoisuuden vuoksi virkakielen kuvailu vaatiikin yleistyksiä ja kiteyttämistä. Tavallisimpia esimerkkejä virkakielen ominaispiirteistä ovat pitkät virkkeet, abstraktit termit ja muodollisuus, joka saattaa vaikuttaa lukijalle tylyltä. (Heikkinen 2002: 15–16.) Vaikka käsitys virkakielestä muuttuu pikkuhiljaa, yhä edelleen virkakieli herättää sanana kuulijassaan puistatuksia: mielikuvat lipuvat vaikeaselkoisen ja puisevan välillä (Heikkinen 2002: 7). Pitkät, koukeroiset ja karikatyyriset esimerkit saattavat huvittaa lukijaa, kunnes tekstin ymmärtäminen olisi hänelle itselleen ajankohtaista ja tärkeää.

Virastot eivät kuitenkaan tuota hankalia tekstejä kiusatakseen lukijaa. Vaikeaselkoisuus johtuu monista syistä. Ne voivat olla syvällä virkakulttuurissa, virkahenkilöiden työtavoissa ja asenteissa tai työpaikan hengessä. Talon tavat ohjaavat tietynlaiseen kirjoitustyyliin, ja ympärillä käytettävät termit tarttuvat. Aina ei ymmärretä, että oma työ on kielityötä, ja lisäksi osa työkseen tekstejä tuottavista ei saa juurikaan koulutusta kirjoittamiseen. Kielenkäytön koulutuksia pidetään ylellisyytenä, joten rahoitusta niihin ei kaikissa työpaikoissa tipu. Lisäksi apuvälineitä, kuten sanakirjoja, voi olla rajallisesti virkailijoiden käytettävissä. (Hyvärinen 2002: 240.)

Virkakielen ei tulisi olla erityisen juhlallista tai ylevää – tai hankalaa ja epäselvää –, sillä hallinto on kieltä ja virkateksteillä vaikutetaan kansalaisia koskeviin asioihin (Heikkinen 2002: 14). Velvoite ymmärrettävään, asialliseen ja selkeään kieleen on myös kirjattu hallintolakiin (Finlex 2010a). Loppujen lopuksi kyse on siis muusta kuin pelkästä vaikeaselkoisen tekstin aiheuttamasta mielipahasta.
– Kysymys selkeästä virkakielestä liittyy ensisijaisesti kansalaisten oikeusturvaan. Selkeään kieleen panostetaan, koska kansalaisilla on lain suoma oikeus saada ymmärrettävässä muodossa tietoa omista oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan, Viinikka selventää.

Vaikka virkakielen solmujen selvittelyssä keskitytään ensisijaisesti siihen, että lukija ymmärtää lukemansa, kieleen panostamisen vaikutukset näkyvät myös tekstien parissa työskentelevien arjessa. Virkakielen parantaminen säästää aikaa ja rahaa. Kun asiakkaat ymmärtävät esimerkiksi päätökset ja ohjeet helposti, yhteydenotot virastoon vähenevät. Lisäksi virkailijoiden työaika tehostuu, kun tekstien sisältö on nopeammin ymmärrettävissä. Tärkeä huomio resurssien näkökulmasta on myös se, että virkakielen parantamisessa on pitkälti kyse toimintatapojen muutoksesta. (Hyvän virkakielen toimintaohjelma 2014: 11–12.) Selkeä kieli on myös etu viraston imagon kannalta, sillä kieli on siihen tiiviisti kytköksissä. Näkyvä panostus asiakastyytyväisyyteen ja siihen, että ihmiset ymmärtävät helposti heitä koskevat asiat, luo kansalaisille positiivisia mielikuvia julkisesta hallinnosta ja sen toiminnasta.

Pienilläkin muutoksilla merkittäviä vaikutuksia

Selkeys ja ymmärrettävyys ovat olleet keskeisiä kriteereitä tekstien arvioinnissa jo 1970-luvulta lähtien, jolloin virkakielestä alettiin alun perin puhua (Hiidenmaa 2000: 29). Selkeytystyötä tehdään virastoissa sekä yksittäisille teksteille että kokonaisille tekstilajeille. Mittavammat muutokset onkin resurssien käytön kannalta paras toteuttaa osana isompia uudistuksia. Kelassa oli 2010-luvun alussa käynnissä hankkeita, joissa selkeytettiin asiakkaille suunnattuja tekstejä, kuten asiakaskirjeitä, etuuspäätöksiä ja lomakkeita. Esimerkiksi etuuspäätösten teksti on suurimmaksi osaksi valmiista “fraasipankista”, ja hankkeissa tehdyt muutokset tehtiin näihin valmiisiin fraaseihin.
– Etuuspäätösten alkuun nostettiin se asia, joka asiakasta kiinnostaa, eli myönnettiinkö tuki, paljonko sitä mahdollisesti myönnettiin ja koska se maksetaan. Aiemmin nämä asiat saattoivat olla kolmannella sivulla. Lisättiin myös väliotsikoita silmäiltävyyden parantamiseksi. Lisäksi Kela on siirtynyt asiakkaiden sinutteluun, Viinikka selvittää.
Teitittely kirjallisessa viestinnässä voi tuntua etäännyttävältä, ja sinutteluun siirtyminen vähentää muodollisuutta. Koska virastojen tuottamat tekstimassat ovat valtavia, mittavat muutokset eivät tapahdu hetkessä. Esimerkiksi teitittely on käytössä vielä joissakin asiakasteksteissä.

Viinikka mainitsee myös, että hankkeissa asiakastekstien sanastoa muutettiin arkisemmaksi. Virkakielen yksi keskeisimmistä ongelmista onkin lakitermien vuotaminen asiakasteksteihin. Lakitermien yksinkertaistaminen ei ole aina helppoa, sillä suoria synonyymeja ei ole usein tarjolla.
– Tämä onkin erinomainen esimerkki siitä, ettei selkeys ole aina sama asia kuin lyhyys. Termien kohdalla kyse ei ole aina sanan korvaamisesta toisella, vaan siitä, miten asian voisi selittää kokonaan toisella tavalla ymmärrettävämmin.
Aiemmin esimerkiksi puhuttiin alle 16-vuotiaan vammaistuen yhteydessä siitä, että lapsi aiheuttaa vanhemmilleen rasitusta ja sidonnaisuutta. Tällä viitattiin lapsen hoidon kuormittavuuteen ja vanhempien työssäkäynnin esteisiin. Nykyään puhutaan siitä, että lapsi tarvitsee hoitoa ja huolenpitoa. Laissa kohta on pysynyt samana, mutta asiakkaille suunnatuissa teksteissä pykälä näyttäytyy selkeämpänä ja samalla vähemmän tylynä.

Edellä mainittujen selkeytyskeinojen lisäksi tekstin rakennetta voi muokata lausetasolla lyhentämällä virkkeitä tai jakamalla pitkä virke useampaan lyhyempään (Bhatia 1993: 145–146).  Asiakaslähtöisyyttä luodaan myös huomioimalla oletukset tekstin takana, kuten millaiset ovat lukijan lähtökohdat ja millaisia ääneen lausumattomia oletuksia kirjoittajalla aiheeseen ehkä on (Hiidenmaa 2000: 32). Jättääkö kirjoittaja jotain oleellista sanomatta tai käyttääkö hän ammattisanastoon kuuluvia lyhenteitä? Asioista tulisi tuoda näkyviin ne, jotka vaikuttavat lukijaan. Lukijaa ei välttämättä kiinnosta itse päätöksentekoprosessi, jolloin sen ei tulisi olla tekstin pääosassa.
– Paras teksti on sellainen, jonka lukija parhaiten käsittää. Toisin sanoen kielen tulee olla samaan aikaan mahdollisimman yksinkertaista mutta kuitenkin riittävän tarkkaa.

Kielityön uudet haasteet ja mahdollisuudet

Globalisaation myötä virastojen tuottamien tekstien kohderyhmä on kasvanut. Yhä useammin hakemusta täyttää tai nettisivua selaa henkilö, jonka äidinkieli on jokin muu kuin suomi tai ruotsi. Kelassa erilaiset kielitaustat on otettu huomioon esimerkiksi tarjoamalla verkossa tietoa etuuksista usealla eri kielellä. Tekstien selkeytys auttaa myös heitä, joiden lukutaito on heikompi. Jopa joka kymmenennen suomalaisen on vaikea lukea ja ymmärtää yleiskieltä, milloin myös virastojen kanssa asiointi kirjallisesti on todennäköisesti hyvin haastavaa. (Yle Uutiset 2011.) Kela on huomioinut muun muassa tämän asiakaskunnan tarjoamalla selkokielistä materiaalia yhteistyössä Selkokeskuksen kanssa. 

Digitalisaatio nostaa esiin uusia selkeään kieleen liittyviä asioita. Digitalisaation vaikutuksia kielenhuoltajan työhön voi Viinikan mukaan tarkastella ainakin kahdesta näkökulmasta. Yhtäältä esimerkiksi sosiaalinen media lisää kielenhuoltajan ja kansalaisten välistä vuorovaikutusta. Some on tuonut kielityölle uudenlaista näkyvyyttä, ja kansalaisilla on entistä paremmat mahdollisuudet antaa suoraa palautetta ja keskustella Kelan teksteistä. Perinteisesti kielenhuoltotyö on ollut melko näkymätöntä, viraston kulisseissa tapahtuvaa työtä. Toisaalta uudet viestintäkeinot, kuten asiakaspalvelu verkossa, laajentavat entisestään kielenhuollettavien tekstilajien määrää.

– Uudet kanavat ja tekstilajit siis laajentavat käsitystä virkakielestä. Tämä näkyy esimerkiksi koulutuksissa käsiteltävissä aiheissa: termien, virkerakenteiden ja puhuttelun rinnalle on tullut keskustelua siitä, voiko virasto käyttää viestinnässään ja asiakaspalvelussaan esimerkiksi hymiöitä. Mikä on sopiva tuttavallisuuden aste, ja milloin tuttavallisuudesta tulee epäkohteliasta ja tunkeilevaa?

Tulevaisuudessa selkeän kielen merkitys kasvaa – osaajia tarvitaan!

Kielenhuoltajan työn muutokset näkyvät siis erityisesti siinä, että kielenhuollon periaatteita sovelletaan uusiin tekstilajeihin, joita syntyy muun muassa digitalisaation seurauksena. Kielenhuoltajan työ on myös jatkuvaa: jo aiemmin tarkastetut tekstit voivat vielä myöhemmin tulla uudestaan tarkastelun ja hiomisen kohteeksi.
– Tekstiin voi tulla ajan saatossa jokin uusi näkökulma, jolloin joudutaan arvioimaan jo valmiina pidettyjä ratkaisuja uudestaan.

Toinen digitalisaation vaikutuksista on, että kasvokkainen asiointi vähenee, jolloin myös mahdollisuus saada suullista ohjeistusta vähenee. Lomakkeet täytetään verkossa, ja asiakaspalvelua saa kirjoitetun kielen välityksellä esimerkiksi viraston tsätistä tai jopa tsättirobotilta. Viinikka tarkentaa tämän tarkoittavan sitä, että tekstien merkitys virallisten asioiden hoitamisessa tulee kasvamaan entisestään.
– Mitä enemmän asioita hoidetaan itsenäisesti verkossa eikä viraston tiskillä, sitä suurempi on esimerkiksi selkeiden kirjallisten ohjeiden tarve.

 Tulevaisuudessa kielenhuollon merkitys siis kasvaa entisestään. Siksi alalle toivotaan lisää nuoria toimijoita, jotka ymmärtävät virkakielen kentän ja siihen liittyvän lainsäädännön.
– Tällä hetkellä me molemmin puolin neljääkymmentä vuotta olevat olemme niin sanotusti alan junioreita, Viinikka hymyilee.
Virkakielen asiantuntijoiden kouluttaminen olisi tärkeää nyt, ennen kuin on ajauduttu siihen, että yhteiskunnan tekstualisoituminen todella kiihtyy, mutta tekstiosaajat puuttuvat.
– Juuri nyt näköpiirissä ei ole suurta seuraavaa virkakielen asiantuntijoiden sukupolvea, jota kuitenkin kipeästi tarvitaan. Valitettavasti virkakieli ja kielenhuolto eivät ole olleet erityisen muodikkaita aihepiirejä, vaan harmillisesti jopa vähän pakkopullan maineessa.  
Todellisuudessa kielenhuoltajan päivittäinen työ on yhteiskunnallisesti merkittävää, kun hän helpottaa hallinnon ja kansalaisten välistä dialogia. Lisäksi kielenhuoltaja pääsee pohtimaan hyvinkin ajankohtaisia asioita. Nykypäivänä yksi pohdinnan kohteista on sukupuolineutraali kielenkäyttö. Täyttääkö esimerkiksi äitiyspakkaus hallintolain mukaisen vaatimuksen asiallisesta ja selkeästä kielenkäytöstä?

Sanna Riuttanen opiskelee englannin kieltä ja Laura-Maija Suur-Askola suomen kieltä Jyväskylän yliopistossa. He olivat kesän 2018 harjoittelijoina Kieliverkostossa ja Soveltavan kielentutkimuksen keskuksessa.

Lähteet

Bhatia, V. K. (1993). Analysing genre. Language use in professional settings. London and New York: Longman.

Finlex 2010a: Hallintolaki (6.6.2003/434). Saatavilla: http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030434 (7.8.2018)

Heikkinen, V. (2002). Virkakieli lumoaa ja pelottaa. Teoksessa V. Heikkinen (toim.), Virkapukuinen kieli (s. 7–25). Helsinki: Suomalaisen Kirjallisuuden Seura.

Hiidenmaa, P. (2000). Työ ja kieli. Teoksessa V. Heikkinen, P. Hiidenmaa & U. Tiililä (toim.), Teksti työnä, virka kielenä. (s. 19–34). Helsinki: Gaudeamus.

Hyvärinen, R. (2002). Kolme katsetta virkakieleen. Teoksessa V. Heikkinen (toim.), Virkapukuinen kieli (s. 233–244). Helsinki: Suomalaisen Kirjallisuuden Seura.

Korhonen, T. (2017). Virastot ovat tekstitehtaita – kapulakieli karisee käytöstä kuitenkin hitaasti. Yle Uutiset. Saatavilla: https://yle.fi/uutiset/3-9425142 (7.8.2018)

Nissi, R. & Honkanen, S. (2015). Kielityön uudet muodot – kielentutkijan katse tieto- ja osaamisyhteiskuntaan. Kieli, koulutus ja yhteiskunta 6(6). Saatavilla: https://www.kieliverkosto.fi/fi/journals/kieli-koulutus-ja-yhteiskunta-joulukuu-2015/kielityon-uudet-muodot-kielentutkijan-katse-tieto-ja-osaamisyhteiskuntaan (7.8.2018)

Opetus- ja kulttuuriministeriö (2014). Hyvän virkakielen toimintaohjelma. Helsinki: Opetus- ja kulttuuriministeriö. Saatavilla: https://www.kotus.fi/files/4812/Hyvan_virkakielen_toimintaohjelma.pdf (7.8.2018)

Tiililä, U. (2011). Sanoilla lavastettu virasto. Teoksessa M. Johansson, P. Nuolijärvi & R. Pyykkö (toim.), Kieli työssä. (s.162–189). Helsinki: Suomalaisen Kirjallisuuden Seura.

Tiililä, U. (2018). Virkakielityön periaatteet: työtä kielen parissa ihmisten hyväksi. Kielikello 2/2018. Saatavilla: https://www.kielikello.fi/-/virkakielityon-periaatteet-tyota-kielen-parissa-ihmisten-hyvak-1 (7.8.2018)

Yle Uutiset (2011). Lukutaito rapistuu mutta vaatimukset kasvavat. Yle Keski-Suomi. Saatavilla: https://yle.fi/uutiset/3-5401744 (7.8.2018)

Tekstissä käytetyt esimerkit:

Malmberg, I. (2015). Ollaanko Goalla vai Goassa? Helsingin Sanomat. Saatavilla: https://www.hs.fi/sunnuntai/art-2000002828027.html (7.8.2018)

Kivimäki, P. (2017). Sairasloma vai sairausloma? – Tästä sanasta tuli suomalaisten päänvaiva. Yle Uutiset. Saatavilla: https://yle.fi/uutiset/3-9506388 (7.8.2018)

Eloranta, V. (2017). Snagari vai snägäri? Ihan sama – slangia saa väännellä. Helsingin Sanomat. Saatavilla: https://www.hs.fi/kaupunki/art-2000002810140.html (7.8.2018)

Muita linkkejä:

https://elamassa.fi/yleinen/kela-kieli-testi/  Testaa, kuinka hyvin tunnet Kela-kielen!